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Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip
Wenn du dein Zeitmanagement nach diesem Prinzip verbessern willst, musst du deine Aufgaben zunächst in verschiedene Kategorien einteilen. Sie werden hierbei einerseits in WICHTIG und UNWICHTIG unterschieden. Außerdem werden die einzelnen Aufgaben noch in DRINGEND oder NICHT DRINGEND unterteilt.
Die Eisenhower Matrix besteht aus einem Quadrat, das in vier gleiche Felder angeordnet wird. Die Bereiche werden oben links mit B und A, darunter mit D und C beschriftet. Die Wichtigkeit nimmt aufsteigend zu. Die Dringlichkeit steigt von links nach rechts.
Die Aufgaben der Gruppe A sind also wichtig und dringend.
Die Punkte unter B sind gleichermaßen wichtig, aber weniger dringend als A-Aufgaben.
Unter C werden Aufgaben gesammelt, die zwar dringend, jedoch nicht wichtig sind.
Unter D finden sich die Aktivitäten an, die weder dringend noch wichtig sind.
Das Eisenhower-Prinzip sagt nun, dass die Aufgaben im Feld A sofort erledigt werden sollen. Hinzu kommt, dass sie von dir persönlich ausgeführt werden sollen.
Die Aufgaben unter B können noch etwas warten. Sie sind zwar wichtig, aber weniger dringlich. Sie können für später geplant werden, sollten jedoch von dir persönlich ausgeführt werden.
Auf dem Feld C sammeln sich Arbeiten, die dringend erledigt werden müssen. Diese Aufgaben können an andere Personen delegiert werden, denn wichtig sind sie nicht.
Unter D treffen sich Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Diese Arbeiten solltest du möglichst von deiner To-do-Liste streichen.
Für ein besseres Verständnis habe ich dir die Eisenhower Matrix noch einmal grafisch dargestellt:
Das Eisenhower-Prinzip im Studium
Mit der Eisenhower Matrix kannst du deine anstehenden Aufgaben priorisieren und so dein Studium organisieren. Zunächst solltest du die Ziele definieren, die du erreichen willst. Aus den festgelegten Zielen ergeben sich die zu erledigenden Aufgaben.
Alle Aufgaben wie beispielsweise Semesteraufgaben, Klausurvorbereitung, Bezahlungen der verschiedenen Gebühren während des Studiums, Hausarbeiten, Schreibtisch aufräumen und all die anderen Dinge kannst du zunächst unsortiert auf einem weißen Blatt sammeln.
Anschließend ordnest du alle Aufgaben entsprechend der oben beschriebenen Kriterien in die passende Aufgabenkategorie ein. Nun kannst du die Aufgaben entsprechend der Regeln abarbeiten. Die Matrix kannst du dir als Vorlage an einen zentralen Platz legen, damit du jede neue Aufgabe schnell einordnen kannst.
Vergiss nicht, deine Aufgabenliste in regelmäßigen Abständen durchzugehen und zu aktualisieren. Einerseits kannst du erledigte Aufgaben streichen und andererseits kann es passieren, das Aufgaben von einer Kategorie in eine andere rutschen.
Beispielsweise kann es sein das du bei den B-Aufgaben das Anfertigen einer Hausarbeit hast, die du in 5 Wochen abgeben sollst. Wenn das Abgabedatum nun näher rückt und du die Aufgabe noch nicht erledigt hast, erhöht sich die Dringlichkeit und die B-Aufgabe wird zur A-Aufgabe.
Die Einordnung, ob etwas dringend oder wichtig ist, kann sehr subjektiv sein. Entsprechend kann sich die Priorisierung von Aufgaben auch ändern wenn sich deine subjektive Sicht über eine Aufgabe ändert. Neben den fachlichen Arbeiten gehören auch alltägliche Themen auf die Eisenhower-Matrix.
Geburtstage, hauswirtschaftliche Pflichten und Freizeitgestaltung zählen zum Leben dazu. Die Geburtstagsfeier eines guten Freundes solltest du über das Lernen nicht vernachlässigen.
Der Hausmüll kann ebenso eine dringende Angelegenheit werden. Essen kann nur zubereitet werden, wenn die notwendigen Zutaten im Haus sind und Zeit zum Kochen eingeplant ist.
Tipp: C-Aufgaben können laut des Eisenhower-Prinzip´s delegiert werden. Nun können Studierende aber ihre Aufgaben nur selten delegieren. Es ist jedoch möglich, sich bei einigen Aktivitäten abzuwechseln.
Wenn du beispielsweise in einer Studenten-WG wohnst, könnt ihr euch in die Erledigung der Einkäufe oder Hausarbeiten reinteilen bzw. abwechseln. Für die Verteilung der Aufgaben kannst du Studenten Apps nutzen. Das spart Zeit und ist sehr übersichtlich.
Die Vorteile vom Eisenhower-Prinzip
Als Studienanfänger erlebst du eventuell erstmals die Freiheit, deine Kurse selbst zu organisieren. Sie werden nicht mehr von einem eindeutigen Stundenplan geleitet.
Während der ganzen Schulzeit wurden die Themen vom Lehrplan diktiert. Nun können im Studium die Anzahl der belegten Kurse und teilweise sogar die Prüfungstermine selber organisiert werden.
Der damit verbundene Planungsaufwand und die größere Eigenverantwortung kann ohne das entsprechende Zeitmanagement und Selbstorganisation schnell überfordernd sein.
Das Eisenhower-Prinzip hilft dir deine Zeit besser einzuteilen und so auch effizienter zu werden. Durch das Eisenhower-Prinzip lernst du Prioritäten zu setzen. Diese Fähigkeit wird dir auch in der Zukunft von Nutzen sein, egal ob im Berufsleben oder im Privatbereich.
Mit der Zeit geht diese Priorisierung auch ohne Matrix und Listen. Jede neue Aufgabe wird automatisch mit zwei Fragen eingeordnet. Ist der Programmpunkt wichtig oder unwichtig? Muss eine Aufgabe dringend erledigt werden oder nicht. Die Antworten werden deine Organisation im Studium und im Alltag erheblich erleichtern.
Fazit
Das Eisenhower-Prinzip trägt einen etwas sperrigen Namen und klingt kompliziert. Doch wenn man das Prinzip einmal verstanden hat, ist es recht simpel umzusetzen und dabei sehr wirksam beim Zeitmanagement deines Studiums.
Wenn du noch nie mit dieser Matrix gearbeitet hast, dann dauert die Planung der Aufgaben damit natürlich anfangs länger, als wenn du einfach anfängst alle Aufgaben unsortiert abzuarbeiten. Doch der anfängliche Mehraufwand lohnt sich.
Langfristig wirst du es so schaffen die wichtigen Aufgaben zum gesetzten Termin fertig zu haben und so deine gesetzten Ziele zu erreichen. Durch das Priorisieren von Aufgaben sparst du Zeit und absolvierst dein Studium ohne dich auf dem Weg zum Abschluss zu überfordern.
